Purpose of the role
Serve as operational support for the production of an event.
Responsibilities
Pre-production
- Liaising with vendors and negotiating quotes
- Site visits and presence across all event locations
- Monitoring and benchmarking new vendors
- Booking transportation, accommodation and meals; creating rooming and catering sheets
- Assisting with team recruitment and coordination (sharing information, contracts)
- Creating plans (signage, staff positioning, access sheets)
- Advancing performers and exhibitors (stands, food trucks, contracts)
- Managing accreditations
- Tracking and updating production documents (reverse schedule, delivery schedule, staffing schedule)
During the event
- Presence during load-in and build
- Setting up the production office
- Installing equipment and setups prepared in advance
- Welcoming vendors and teams
- Briefing teams
- Presence during load-out and strike
Post-event
- Handling disputes
- Reviewing and analyzing actions implemented
- Collecting and summarizing feedback
Candidate profile
- Strong appetite for fieldwork and availability to work irregular hours, including nights, during event periods
- Versatile profile, ready to get involved in all operational tasks, including the most hands-on and least glamorous ones
- Strong rigor and organizational skills
- Reliability and team spirit
- Initiative-driven mindset
- Good communication and coordination skills with a variety of stakeholders (vendors, teams, stage and site managers)
- Ability to assert oneself and show firmness, both on-site and during pre-production with vendors
- Experience in event production or cultural project management is a plus
Skills
Required
- Good command of Microsoft Office (Excel, Word), Google Drive and Notion
Preferred
- Basic knowledge of Photoshop and Illustrator
Contract
Internship agreement (stage conventionné), 6 months, from April 1 to September 30.
Mission
Apporter un soutien opérationnel à la production d'un événement.
Responsabilités
Pré-production
- Relation avec les prestataires et négociation des devis
- Repérages et présence sur l'ensemble des lieux d'événements
- Veille et benchmark de nouveaux prestataires
- Réservation des transports, hébergements et repas ; création des rooming lists et des fiches catering
- Aide au recrutement et à la coordination des équipes (diffusion des informations, contrats)
- Réalisation de plans (signalétique, positionnement du staff, fiches d'accès)
- Advancing des artistes et des exposants (stands, food trucks, contrats)
- Gestion des accréditations
- Suivi et mise à jour des documents de production (rétroplanning, planning de livraisons, planning du staff)
Pendant l'événement
- Présence pendant le montage
- Installation du bureau de production
- Installation du matériel et des dispositifs préparés en amont
- Accueil des prestataires et des équipes
- Briefing des équipes
- Présence pendant le démontage
Après l'événement
- Gestion des litiges
- Bilan et analyse des actions mises en place
- Collecte et synthèse des retours
Profil recherché
- Goût prononcé pour le terrain et disponibilité pour des horaires décalés, y compris de nuit, en période d'événement
- Profil polyvalent, prêt à s'impliquer dans toutes les tâches opérationnelles, y compris les plus concrètes et les moins glamour
- Grande rigueur et sens de l'organisation
- Fiabilité et esprit d'équipe
- Force de proposition
- Aisance relationnelle et capacité à coordonner des interlocuteurs variés (prestataires, équipes, régisseurs de scène et de site)
- Capacité à s'affirmer et à faire preuve de fermeté, sur le terrain comme en pré-production avec les prestataires
- Une expérience en production événementielle ou en gestion de projets culturels est un plus
Compétences
Requises
- Bonne maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word), Google Drive et Notion
Appréciées
- Notions de Photoshop et Illustrator
Contrat
Stage conventionné de 6 mois, du 1er avril au 30 septembre.
